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Como assinar um documento Word por via electrónica?

A tecnologia actual permite-nos simplificar muitos processos, deixando para trás procedimentos complicados e papelada. Certamente que alguma vez se viu na necessidade de tirar um documento, depois assiná-lo e digitalizá-lo para o converter num documento electrónico. Hoje em dia, é mais fácil para realizar importantes procedimentos legais com ficheiros assinados digitalmente.

Embora este formato electrónico possa ser feito a partir da Internet, existem muitas outras ferramentas que podem ser utilizadas para realizar um assinatura digital em Word a partir do Windows. As assinaturas electrónicas e digitais estão cada vez mais difundidas, por isso vamos explicar-lhe tudo o que precisa de saber sobre este processo. Assim como a sua utilidade, e uma ferramenta interessante para que o possa fazer por si próprio.

O que é uma assinatura electrónica?

Uma assinatura electrónica é um conjunto de dados que acompanha um dado documento em formato digital, tal como um ficheiro Word, PDF ou PowerPoint. Fazer uma assinatura electrónica é uma forma de deixar um registo vinculativo de que o suporte electrónico a ser revisto foi verificado. Normalmente, a assinatura também deixa um registo da hora e da data.

Existem vários tipos de assinaturas electrónicas, mas cada uma requer o seu próprio conjunto de métodos e requisitos. No caso do “assinatura digital em Word avançado“, deve estar ligado a uma pessoa única e, ao mesmo tempo, permitir a identificação do signatário. Isto pode ser através de dados biométricos, geolocalização ou dados de dispositivos de assinatura.

Pela sua parte, a “assinatura electrónica simples” não é capaz de atribuir a assinatura a um signatário específico. Por este motivo, não se qualifica como assinatura digital.

Assinatura electrónica vs. assinatura digital

assinatura electrónica signaturit

Os termos assinatura electrónica e assinatura digital não são sinónimos, embora partilhem características, pelo que é muito comum confundi-los. Uma assinatura digital refere-se à tecnologia de encriptação e desencriptação em que se baseiam algumas assinaturas electrónicas.

Por outras palavras, a assinatura digital é o conjunto de caracteres adicionados a aumentar a segurança e validade do ficheiro. Funciona como uma fechadura, e por isso exige a existência de um certificado que garanta a validade da assinatura e a identidade da pessoa que a assinou. Tal certificação também assegura que o documento não é modificado em relação ao original.

A principal diferença é que a assinatura electrónica é de natureza legal para atestar um acto de vontade. A assinatura digital, por outro lado, foi concebida para encriptar os dados no documento e oferece maior segurança, impedindo o roubo de identidade ou a modificação do documento em todos os tipos de processos juridicamente vinculativos.

Todas as assinaturas digitais são electrónicas, mas nem todas as assinaturas electrónicas são digitais.

Como é que funcionam as assinaturas digitais?

assinatura digital signaturit

Uma assinatura digital é baseada em criptografia de chave pública ou tecnologia de criptografia assimétrica. A fim de compreender como funciona, é necessário conhecer o algoritmos de hash. Estes são algoritmos que, a partir de uma entrada, fornecem uma saída alfanumérica que só pode ser recriada exactamente com os mesmos dados.

O software de assinatura digital cria um hash unidireccional a partir dos dados electrónicos a serem assinados. Este hash encriptado é a assinatura digital, e está protegido com uma chave privada fornecida pela autoridades de certificação relevantes em Portugal. Assim, o emissor do documento é uma entidade de confiança.

Este atributo permite validar a integridade dos dados, e se o hash desencriptado não corresponder ao segundo hash calculado a partir dos mesmos dados, então o documento foi alterado de alguma forma. A assinatura digital foi também concebida para dificultar ao signatário negar ter assinado algo, uma vez que é única tanto para o documento como para o signatário.

Assinatura electrónica de um documento Word

Para assinar um documento Word, é necessário recorrer a ferramentas com as características necessárias. Embora o conjunto Microsoft ofereça algumas opções para colocar rapidamente uma assinatura electrónica, a única forma de garantir a segurança é através de uma assinatura digital.

Signaturit é uma ferramenta dedicada a este tipo de procedimento, e colocar uma assinatura digital no Word é um processo bastante simples.

  • Criar uma conta na plataforma Signaturit e começar com o teste gratuito de 7 dias. Isto é para o remetente do ficheiro, mas o signatário não precisa de ter uma conta.
  • Carregue o documento Word que pretende modificar. Adicione a posição onde pretende colocar a assinatura, configure também os campos a serem preenchidos pelo signatário, tais como nome, data, hora, local.
  • Enviar o documento Word configurado ao signatário. Pode enviá-lo por e-mail, ou mesmo adicionar uma mensagem personalizada sobre o ficheiro a ser assinado.
  • O signatário recebe o e-mail com um link para o documento, que pode abrir e ler a partir de qualquer dispositivo antes de assinar. Para tal, não necessita de descarregar qualquer aplicação.
  • Uma vez que o signatário tenha revisto os detalhes, ele pode colocar a sua assinatura electrónica usando um rato, um estilete ou o seu dedo, dependendo do dispositivo. O processo é então validado e tanto o remetente como o receptor recebem uma cópia do documento assinado.

As assinaturas electrónicas em Portugal são legais, de acordo com o artº 376 do Código Civil, por força do disposto no n.° 1 e no n.° 2 do art.° 3 do Decreto-Lei n.° 290-D/99, de 2 de Agosto e regula vários aspectos dos serviços de confiança electrónicos. Esta lei funciona como um complemento às disposições da Regulamento eIDASque estabelece um quadro legal para os sistemas de identificação electrónica aplicável em toda a Europa.

Vale a pena notar que todos os contratos electrónicos serão válidos, desde que ambas as partes apresentem o seu livre consentimento. Serão vinculativos para uma finalidade legal, por uma causa legal, de todos os acordos que não estejam sujeitos a outras restrições.

Razões para implementar as assinaturas digitais

Em contraste com a tradicional assinatura em papel, uma assinatura digital consiste em duas “chaves” separadas, que oferecem maior segurança para transacções online. Além de facilitar os processos empresariais e prevenir a falsificação de documentos, a assinatura digital tem outros benefícios:

  • Permite para verificar se o documento é autêntico e o emissor é real.
  • O conteúdo é protegido de alteração, e se alterada de alguma forma, a assinatura é cancelada com um alerta tanto para o remetente como para o receptor.
  • Fornece um carimbo de tempo inalterável para que o remetente não possa negar a assinatura digital, e o receptor não possa criar uma assinatura forjada.
  • As provas estão presentes mesmo que a chave privada tenha sido comprometida ou revogada.

Em geral, as assinaturas electrónicas baseadas na tecnologia de assinatura digital são o meio mais rápido e mais seguro de fazer contratos vinculativos. Uma das melhores ferramentas para colocar um assinatura digital em Word é a de Signaturit.

Têm um plano gratuito para assinaturas electrónicas simples e ofertas para planos de assinatura avançados. É muito fácil de usar e também oferece acesso gratuito durante 7 dias, para que possa aprender mais sobre a sua funcionalidade premium. Se estiver interessado na segurança e protecção de dados nesta era digital, deve experimentá-la.

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